Overige systemen
AUPOS DMS 4.0 – documentbeheer en archivering
Bij bijna elke activiteit ontstaat een document. Dat document moet u met het oog op latere controles door de fiscus onwijzigbaar en GoBD-conform archiveren.
Binnen onze AUPOS ERP-software zorgen automatische archivering en versiebeheer op de achtergrond ervoor dat alle uitgaande documenten direct worden opgeslagen in AUPOS DMS, ons documentbeheersysteem, waarbij nauwelijks systeembronnen worden gebruikt.
Leveranciersfacturen, orderbevestigingen, tekeningen, handgeschreven notities enz. archiveert u kinderlijk eenvoudig in AUPOS DMS – met een gangbare documentscanner of, bij ontvangst per e-mail, met onze DMS-invoegtoepassing voor Outlook – en koppelt u daar aan bestaande dossiers.
Maar AUPOS DMS kan nog veel meer. Aan de hand van vooraf gedefinieerde documenttypen herkent het systeem binnen AUPOS Workflow volautomatisch welke actie voor dit document als volgende aan de beurt is, en leidt het u daar binnen de software moeiteloos naartoe.
GoBD-conforme archivering
- ›Sinds 1 januari 2017 gelden de Duitse „principes voor het correct voeren en bewaren van boeken, registraties en bescheiden in elektronische vorm en voor de toegang tot gegevens” (GoBD) onverkort. De overgangstermijn liep af op 31 december 2016.
- ›Alle elektronische zakelijke documenten moeten in hun oorspronkelijke elektronische vorm worden gearchiveerd. Het is niet voldoende om fiscaal relevante documenten naar een bestandsmap of een netwerkschijf te kopiëren, omdat manipulatie dan niet kan worden uitgesloten. Het archief moet onwijzigbaarheid garanderen, op elk moment beschikbaar zijn en leesbaar zijn voor zowel mens als machine – en dat gedurende de volledige bewaartermijn.
- ›Analoge (papieren) zakelijke documenten mogen worden gedigitaliseerd en daarna gearchiveerd. Een binnenkomende papieren factuur mag dus worden ingescand en vervolgens in elektronische vorm worden gearchiveerd.
- ›AUPOS DMS waarborgt de onwijzigbaarheid van de gearchiveerde documenten met volautomatisch versiebeheer. Elke wijziging aan het originele document levert een nieuwe versie op, die eveneens wordt gearchiveerd. Het origineel blijft dus ongewijzigd bewaard.
- ›Blijkt bij een controle door de fiscus dat de bewaarplichten voor de btw niet zijn nageleefd, dan kunnen forse boetes volgen. Daarom is het absoluut aan te raden een documentbeheersysteem zoals AUPOS DMS te gebruiken.