AUPOS DMS 4.0 - Dokumentenmanagement und Archivierung

Bei fast jeder Aktivität entsteht ein Dokument. Dieses Dokument muss für spätere Prüfungen durch die Finanzbehörden revisionssicher und GoBD konform von Ihnen archiviert werden. Innerhalb unserer AUPOS ERP Software ermöglicht eine automatische Archivierung und Versionierung im Hintergrund die direkte Sicherung aller Ausgangsdokumente in unser AUPOS DMS Dokumentenmanagement System und verbraucht dabei kaum Systemressourcen.

Lieferantenrechnungen, Auftragsbestätigungen, Zeichnungen, sonstige handschriftliche Notizen etc. lassen sich entweder mittels handelsüblicher Dokumentenscanner oder aber bei Empfang per E-Mail durch unser DMS Outlook Add-In kinderleicht in AUPOS DMS archivieren und dort bestehenden Vorgängen zuordnen.

AUPOS DMS kann jedoch noch viel mehr. Anhand festgelegter Dokumententypen erkennt das System im Rahmen des AUPOS Workflows vollautomatisch, welche Aktion als nächstes für dieses Dokument ansteht und leitet Sie komfortabel innerhalb der Software weiter.

• Seit dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich. Die Übergangsfrist endete zum 31. Dezember 2016.
• Alle elektronischen Geschäftsdokumente müssen im elektronischen Original archiviert werden. Es reicht jedoch nicht aus, steuerrechtliche Dokumente in eine Dateiablage oder ein Netzlaufwerk zu kopieren, da so eine Manipulation nicht ausgeschlossen werden kann. Die Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen, jederzeit verfügbar sowie manuell und maschinell lesbar sein. Und das während der gesamten Aufbewahrungsdauer.
• Analoge (Papier-)Geschäftsdokumente dürfen digitalisiert und anschließend archiviert werden. Dies bedeutet, eine eingehende Papierrechnung darf eingescannt und dann in elektronischer Form archiviert werden.
• AUPOS DMS stellt die Unveränderbarkeit der archivierten Dokumente durch eine vollautomatische Versionierung sicher. Jede Änderung am Originaldokument löst eine neue Version aus, die dann ebenfalls archiviert wird. Das Original bleibt also unverändert erhalten.
• Im Falle einer Überprüfung durch die Finanzverwaltung und der Nichteinhaltung von umsatzsteuerlichen Archivierungspflichten können empfindliche Bußgelder für den Unternehmer drohen. Deshalb empfiehlt es sich unbedingt, ein Dokumentenmanagement System wie AUPOS DMS einzusetzen.